Privacy Protocol “Behandel/Coach” Victor Mennen ingaande mei 2018
Doel van dit protocol
In dit privacy protocol zijn de regels beschreven over het vastleggen van de gegevens en voor welke doeleinden deze gegevens door “Behandel/Coach” Victor Mennen worden gebruikt.
Ontstaan van dit protocol
De basis van de regels in dit protocol vinden hun oorsprong in de Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG). Verordening (EU) 2016/679 van het Europese Parlement en de Raad van 27 april 2016. Het doel van deze wet is om personen meer controle te geven over hun eigen gegevens en treedt in werking op 25 mei 2018.
Gegevens bescherming
“Behandel/Coach” Victor Mennen is verantwoordelijk voor het beschermen van alle gegevens die worden bijgehouden van de cliënt. De gegevens zullen “passend beveiligd” worden tegen ongeautoriseerde toegang c.q. gebruik. De vastgelegde gegevens zijn noodzakelijk en dienen ter uitvoering van de behandeling en de dienstverlening aan de cliënt, zoals o.a.:
-
Communicatie in het algemeen (telefoon/mobiel; E-mail; etc.)
-
Gedetailleerde communicatie t.a.v. de behandeling d.m.v. een intake formulier
-
Uitnodiging trainingen, lezingen etc. (cliënt zal door “Behandel/Coach” Victor Mennen schriftelijk/E-mail op de hoogte gebracht worden en kan ten alle tijd aangeven (schriftelijk/E-mail) als men hier mee wil stoppen)
Gegevens van cliënten (genoteerd op het Intakeformulier) zullen door “Behandel/Coach” Victor Mennen niet worden verstrekt aan derden en niet langer bewaard worden dan noodzakelijk (maximaal 2 jaar na de laatste behandeling), tenzij dit door wettelijke regels e.d. anders wordt bepaald (v.b. financiële administratie van “Behandel/Coach” Victor Mennen is de bewaartijd 7 jaar).
Van de cliënt kunnen de volgende gegevens gevraagd en vastgelegd worden in een intake formulier:
-
Naam
-
Adres
-
Postcode
-
Woonplaats
-
Huisarts
-
Telefoonnummer
-
E-mail adres
-
Geboortedatum
-
Reden van bezoek
-
Aantekeningen op intakeformulier (IF-VM-27-04-2017 rev. 1)
Bovenstaande gegevens worden meestal per mail aangeleverd. “Behandel/Coach” Victor Mennen zal dan deze gegevens uitprinten en als hardware opslaan in het dossier van de cliënt en de mail verwijderen uit de mailbox.
Wat zijn de rechten van de cliënt
De cliënt heeft het recht om aan “Behandel/Coach” Victor Mennen te vragen welke persoonsgegevens zijn verwerkt en om te controleren of deze (nog) juist zijn. Dit zijn de gegevens 1 t/m 10 zoals hiervoor genoemd. Men kan tevens verzoeken de gegevens te wijzigen of aan te vullen. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de verstrekking van de juiste gegevens. Ook heeft de cliënt (schriftelijk of per E-mail) het recht om de gegevens te laten verwijderen uit de administratie van “Behandel/Coach” Victor Mennen. Het dossier zal dan vernietigd worden. Alleen deze uitschrijving zal dan bewaard blijven in het archief.
Toestemming bij minderjarigen
Bij personen jonger dan 16 jaar zal er altijd een ondertekening met handtekening (op papier) voor akkoord gegeven moeten worden door zijn/haar ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger als er persoonsgegevens genoteerd worden. Bij de behandeling van een minderjarige is ook altijd een tweede persoon aanwezig.
Foto’s
Bij activiteiten kunnen foto’s gemaakt worden van de cliënten. Deze foto’s zullen eventueel worden gebruikt voor publicatie, een nieuwsbrief, lezingen, brochures, de website etc. Voor de publicatie van de foto’s zal schriftelijke toestemming gevraagd worden. “behandel/Coach” Victor Mennen zal aangeven waarvoor hij de foto’s wilt gebruiken. Als cliënt niet binnen 5 werkdagen reageert na het verzenden van de schriftelijke toestemming mag “Behandel/Coach” Victor Mennen deze foto’s gebruiken zoals aangegeven in de schriftelijke toestemming. Als cliënt in de toekomst deze foto’s verwijderd wilt zien kan dit schriftelijk aangegeven worden, en “Behandel/Coach” Victor Mennen zal dan zorg dragen dat dit binnen 14 dagen is gebeurd (op website) en brochure (bij volgende revisie)
Data Lek
Bij een eventueel data lek zullen de cliënten en de Autoriteit Persoonsgegevens binnen 72 uur na constatering hiervan in kennis worden gesteld. Indien blijkt, dat de gegevens die zijn gelekt slechts geringe kans geven op schending van de rechten van de cliënten zal de Autoriteit Persoonsgegevens niet in kennis worden gesteld. In alle gevallen zal “Behandel/Coach” Victor Mennen de cliënten informeren en zullen passende maatregelen worden getroffen om dit in de toekomst te voorkomen. “Behandel/Coach” Victor Mennen zal deze data lekken zelf registreren en voorzien van een correctief actie plan.
Door dit privacy protocol voldoet “Behandel/Coach” Victor Mennen aan de wettelijk gestelde eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU).
Dit privacy protocol (PP-VM-24-05-2018 rev.1) is opgesteld door “Behandel/Coach” Victor Mennen op 24 mei 2018 en treedt onmiddellijk in werking.